در قسمت اول اصول مذاکره موفق (1) با فواید مذاکره و انواع رویکردها و استراتژی‌های اصول مذاکره حرفه‌ای آشنا شدید. در این قسمت به توضیح نحوه‌ی اجرای اصول مذاکره حرفه‌ای می‌پردازیم. با مجموعه آموزشی بسازیم همراه باشید.
چگونه شروع به مذاکره حرفه‌ای کنیم؟
صرف‌نظر از توضیحاتی که در بخش اول این مقاله در مورد انتخاب انواع استراتژی مذاکره و نحوه‌ی آن دادیم، در بررسی‌های مربوط به اصول مذاکره حرفه‌ای، گذشته از نوع استراتژی انتخاب‌شده؛ سه نوع رویکرد، قابل انتخاب است:
- رویکرد مذاکره سخت: این نوع از مذاکره بر مبنای مذاکره‌ی رقابتی استوار است و طرز مذاکره‌ای افراطی و دشوار به شمار می‌‌آید. این رویکرد با رویکرد تهاجمی که در بخش اول توضیح دادیم ارتباط دارد ولی عین آن نیست. طرز مذاکره‌ی رقابتی و طرز مذاکره‌ی تهاجمی هم‌پوشانی دارند ولی دارای تفاوت نیز هستند. رویکرد مذاکره سخت می‌تواند پرخاشگرانه نباشد ولی سرسخت جلو برود.
- رویکرد مذاکره نرم: در این نوع از مذاکره، فرد مایل به نشان دادن نرمش و پیدا کردن راه‌حل است که درنتیجه منجر به صرف‌نظر کردن او از پاره‌ای منافع یا خواسته‌های خود می‌شود. این رویکرد با رویکرد سکون و «پاسیو» که در بخش اول مقاله توضیح دادیم هم‌پوشانی دارد ولی یک‌چیز نیست و نشان دادن نرمش در مذاکره و پاسیو بودن، دو مقوله‌ی متفاوت هستند. پاسیو بودن گاهی ابزاری برای راضی کردن طرف مقابل است.
- رویکرد مذاکره اصولی: این روش با اصول مذاکره حرفه‌ای هم‌خوانی بیشتری دارد زیرا نقطه‌ی تمرکز آن ایجاد یک مذاکره برد- برد به‌صورت پایدار و درازمدت است.
بسیاری از کارشناسان و مشاورانِ مذاکره، نوع سوم، یعنی مذاکره اصولی را به‌عنوان اصول مذاکره حرفه‌ای قبول و توصیه می‌کنند.
در مذاکره اصولی چه مواردی توصیه می‌شود؟
- جدا کردن مشکل از فرد و شخصی نکردن موضوع.
- دقت در مورد علاقه‌مندی‌ها و خواست‌هایی که موقعیت آن‌ها فراهم نیست.
- ایجاد گزینه‌های مختلف پیش از توافق نهایی.
- رسیدن به توافق و بستن قرارداد بر اساس اصول عینی.
رَوند اصول مذاکره حرفه‌ای
اصول مذاکره حرفه‌ای به ما خاطرنشان می‌کند که در طیِ هر مذاکره باید انتخاب‌هایی انجام دهیم که آن انتخاب‌ها بر روی موفقیت یا عدم موفقیت ما در امر مذاکره تأثیر زیادی می‌گذارند.
برای کسب بهترین نتیجه از مذاکره‌هایی که در آن‌ها شرکت می‌کنید؛ لازم است که از مراحل رَوند مذاکره آگاه باشید.
فراموش نکنید که اگر برخی از مذاکره‌ها آسان باشند؛ برخی دیگر نیز جزو سخت‌ترین وظیفه‌های کاری یا رویدادهای زندگی شما به‌حساب خواهند آمد. موفقیتتان بستگی به آمادگی و برنامه‌ریزی شما خواهد داشت.
توصیه‌ی ما در مجموعه آموزشی بسازیم این است که برای هر مذاکره‌ای از شروع تا پایانِ مذاکره، استراتژی، تاکتیک‌ها و پیام‌های مشخص و تعریف‌شده‌ای داشته باشید.
اصول مذاکره حرفه‌ای و برنامه‌ریزی
نخست به خاطر داشته باشید که برای شرکت در مذاکرات پیچیده و یا سطح بالا، هیچ مقدار از آمادگی کافی نیست!
اصول مذاکره حرفه‌ای به شما می‌آموزد که برحسب موضوع و طرف مذاکره‌ی خود، رویکرد، لحن و طرز برخوردتان را برنامه‌ریزی کنید.
در مورد مذاکره‌ی موردنظر خود این موارد را در نظر بگیرید:
- طبق تصمیم خودتان هدف یا هدف‌هایی را که از این مذاکره دارید؛ به‌طور واضح (برای خودتان) تعیین و تعریف کنید. برای این کار سه نوع نتیجه‌گیری را مشخص کنید:
- حداقلِ دستاوردهایی که می‌خواهید از طریق مذاکره به آن‌ها برسید.
- حداکثر دستاوردهایی که دوست دارید از طریق مذاکره به آن‌ها برسید.
- شرایط قابل‌قبولی (متوسطی) که می‌توانید از طریق مذاکره به آن‌ها دست پیدا کنید.
- مشخص کنید که اگر به هدف موردنظر خود در مذاکره نرسیدید و یا در کل، اگر مذاکره با شکست مواجه شود؛ چه خواهید کرد.
- احتیاج‌های خود و طرف مذاکره‌تان و علت‌های آن را به‌طور واضح برای خودتان مشخص و تعریف کنید.
- فهرستی اولویت‌بندی‌شده از خواسته‌هایتان را بنویسید و بینید که به ترتیب از کدام‌یک از آن‌ها راحت‌تر می‌توانید صرف‌نظر کنید و این ترتیب‌بندی را به خاطر بسپارید.
- برای پرو کردن مذاکره، طرف مقابل خود را تجزیه‌وتحلیل کنید. برای این کار از تمامی امکانات موجود استفاده کرده و هدف‌ها و نیازهای او را بدانید. در صورت امکان با همکاران و افرادی که با آن شخص یا اشخاص رابطه دارند صحبت کرده و اطلاعات لازم را به دست بیاورید.
- برای رَوند جلسه‌های مذاکره یک دستور کار بنویسید. این فهرست می‌تواند شامل موارد در پی آمده باشد:
- موضوع‌های مورد مذاکره
- افراد شرکت‌کننده در مذاکره
- محل مذاکره
- برنامه‌ی مذاکره.
طبق اصول مذاکره حرفه‌ای در این مرحله باید استراتژی مذاکره خود را تعیین کنید. (به این منظور می‌توانید مقاله اصول مذاکره موفق 1 را بخوانید) هم‌چنین باید خود را به اجرای استراتژی موفقیت‌آمیز مذاکره عادت دهید.
با تاکتیک‌هایی که از طرف فرد مقابل اجرا می‌شود با آرامش برخورد کرده و اعتمادبه‌نفس داشته باشید. با استفاده از تُن صدای مناسب و تماس‌های گاه‌به‌گاه چشمی با مخاطبتان، قابلیت‌هایتان را در مذاکره نشان دهید.
مشارکت مذاکره‌کنندگان، طبق اصول مذاکره حرفه‌ای
- یکی از طریقه‌های شروع جلسه‌ی رسمی مذاکره این است که با شروع جلسه درحالی‌که آرام هستید و با اعتمادبه‌نفس سخن می‌گویید خودتان را معرفی کرده و دستور کار جلسه‌ی مذاکره را مطرح کنید.
- اولین پیشنهاد خود را ارائه دهید. طبیعی است که طرف مقابل شما نیز پیشنهادهای خود را بیان خواهد کرد. به خاطر داشته باشید که نخستین پیشنهادهای طرف مقابل را به‌ندرت باید بپذیرید. تمام تجربه‌ها و نمونه‌ها نشان می‌دهد که آن تعداد از مذاکره‌کنندگان که پیشنهاد اولِ طرف مقابل مذاکره را پذیرفته‌اند؛ دیر یا زود از کار خود پشیمان شده‌اند مگر در مواردی استثنایی.
- حداقل، یک‌بار این موضوع را کنترل کنید که آیا پیشنهاد فرد مقابل را به‌درستی درک کرده‌اید یا نه. برای این کار و به‌منظور جلوگیری از بروز هرگونه سوءتفاهم، پیشنهادهای طرف مقابل مذاکره را شرح دهید تا مشخص شود که آیا نکته‌ی مبهمی وجود دارد یا خیر و در این مورد از او تأیید شفاهی بگیرید.
- در این مرحله یک‌بار دیگر هدف‌هایتان را به خودتان یادآوری کنید.
- در مورد مفاهیم و افکار مطرح‌شده به بحث با طرف دیگر مذاکره بپردازید.
- گاهی در ضمن مذاکره، به گذشت‌ها و دادن امتیازهایی که برای شما کمترین ضرر را دارد نیز بیندیشید و اگر مناسب بود با دادن چنین امتیازهایی، متقابلاً امتیازهای مناسب یا مناسب‌تر دیگری دریافت کنید.
- به پیشنهادهای جایگزینِ طرف مذاکره‌تان توجه کنید و سعی داشته باشید (در صورت لزوم) خودتان نیز یک یا چند پیشنهاد جایگزین به جای پیشنهاد اصلی خود مطرح کنید.
- اصول مذاکره حرفه‌ای ایجاب می‌کند که در گفتگوها چیزی بدهید و جیزی بگیرید.
اصول مذاکره حرفه‌ای در هنگام پایان (بستن) مذاکره
در پایانِ هر مذاکره‌ای برای بازبینی اهداف خود یک دقیقه وقت اختصاص دهید و ببینید که آیا احساس دستیابی یا نزدیک بودن به هدف‌های موردعلاقه‌تان را دارید یا نه. زمانی که شما و طرف مقابلتان احساس کردید که به نتیجه و نظر مشترک نزدیک شده‌اید چنین علایمی را در رفتارها مشاهده خواهید کرد:
- صرف‌نظر کردن از بحث متقابل.
- علایم حاکی از خستگی در زبان بدن طرفین مذاکره.
- افزایش هم‌گرایی طرفین درباره‌ی موقعیت‌های مذاکره.
- دادن امتیاز و صرف‌نظر کردن از برخی خواسته‌ها.
برخی از جمله‌هایی که به‌منظور پایان دادن به مذاکره مورداستفاده قرار می‌گیرند؛ عبارت‌اند از:
- آیا به نظرتان این پیشنهاد کارساز هست؟
- صحیح. کجا را باید امضا کنم؟
- لطفاً بفرمایید که متن تفاهم‌نامه را آماده کنند.
- لطفاً مراحل اداریِ تعهداتی را که قبول کردیم پیگیری کنید.
اصول مذاکره حرفه‌ای در هنگام شکست مذاکره
لازم است بدانید که همیشه و حتی با وجود آماده بودن، مذاکره‌ها به موفقیت ختم نمی‌شوند و گاهی هم به دلایل مختلف، مذاکره با شکست مواجه می‌شود.
لازم است از قبل در مورد مواقعی که مذاکره به شکست می‌انجامد برنامه‌ریزی مشخصی داشته باشید. برای برنامه‌ریزی در مورد یافتن و ارائه‌ی پیشنهادهای جایگزین، وقت و منابع جداگانه‌ای اختصاص دهید؛ در این صورت است که می‌توانید از نتیجه‌ی نامطلوب و استرس‌های ناشی از آن رهایی یابید. داشتن یک برنامه‌ی جایگزین در صورت شکست مذاکره به شما کمک شایانی خواهد کرد.
طبق اصول مذاکره حرفه‌ای هنگامی‌که احساس کردید که مذاکره با شکست مواجه شده، موارد در پی آمده را اجرا کنید:
- لازم است که در چنین شرایطی استرس درونی خود را کاهش داده و سعی کنید که پیشنهادهایی را که به نفع شما نیست را قبول نکنید و هدف‌ها و انتظارات واقع‌بینانه را مطرح کرده و به سراغ پیشنهادهای جایگزین بروید.
- در مذاکرات کاری، ضروری است که حتماً بیشتر از یک پیشنهاد داشته باشید لذا مطمئن شوید که حداقل، یک برنامه‌ی جایگزین برای مذاکره کردن دارید.
- برنامه‌ی جایگزین شما برای مذاکره باید بهترین نوع آن باشد و در تنظیم آن دقت به خرج داده باشید. هم‌چنین داشتن بیش از یک برنامه‌ی جایگزین، فشار روانیِ احتمال شکست مذاکره را تا حد زیادی از دوش شما بر خواهد داشت.
- برای ایجاد چندین نوع پیشنهاد متفاوت برای مذاکره می‌توانید از روش «توفان فکری» استفاده کنید. در جریان توفان فکری مناسب‌ترین فکرها را انتخاب کرده و آن فکرها را در راستای تبدیل شدن به ایده‌ای جایگزین، گسترش دهید و بهترین برنامه‌ی جایگزین خود را همیشه در چنته داشته باشید.
- هنگام مطرح کردن پیشنهاد خود، حدومرزهای مشخص و قاطعی ترسیم کنید و یک برخورد سالم و محکم را به نمایش بگذارید. گاهی نیز کمی حالت تمایل به دور شدن از مذاکره را بگیرید، این تکنیک، بسیاری از اوقات مؤثر واقع می‌شود.
- نکته‌ی دیگری که قبلاً نیز به آن اشاره کردیم این است که طبق اصول مذاکره حرفه‌ای باید ضعیف‌ترین نتیجه‌ای را که برایتان قابل‌پذیرش است را از قبل تعیین کرده باشید تا در صورت احتمال شکست مذاکره بتوانید در مورد آن تصمیم بگیرید.
- طبق اصول مذاکره حرفه‌ای هنگامی‌که مذاکره شکست خورد، باید به بررسی دلایل عدم توافق بپردازید؛ در چنین حالتی می‌توانید گزینه‌ی استفاده از واسطه‌ها را موردبررسی قرار دهید. گاهی استفاده از طرف سوم، می‌تواند مشکلات هر دو طرف را به‌طور عادلانه و قابل‌قبول حل کند.
علاقه‌مندیم که در بخش نظرها از تجربه‌های شما در مورد به‌کارگیری تکنیک‌های بیان‌شده و موارد مشابه آگاه شویم.
https://irannegocenter.ir/
اصول مذاکره موفق (2) مذاکره حرفه‌ای
دومین مطلب آزمایشی من
اولین مطالب آزمایشی من